College van B&W gemeente Oud-Beijerland beslist digitaal

‘Wij maakten tot voor kort alle Voorstellen tot Besluit (VTB’s) in een eigen programma. Deze oplossing werd een aantal jaren geleden voor de gemeente ontwikkeld, maar was inmiddels sterk verouderd. Het programma was gebaseerd op Microsoft Access 97, dat niet meer ondersteund wordt door Microsoft. Ook de gebruikersinterface voldeed niet meer aan onze wensen.’

De oude werkwijze was dat de VTB’s werden uitgeprint. Deze documenten gingen vervolgens op route door de organisatie en de DIV-afdeling registreerde in hun systeem waar een VTB zich in de organisatie bevond. Helemaal sluitend was deze werkwijze niet. Wanneer een ambtenaar het VTB ter ondertekening zelf naar een collega bracht, was het onmogelijk om het te traceren. Bij vervanging in geval van ziekte moesten alle postbakjes nagezocht worden naar nog te accorderen VTB’s. Het resultaat van deze aanpak was dat er regelmatig VTB’s zoek waren.

Vervanging systeem
In 2008 is onderzocht in hoeverre het oude systeem vervangen kon worden door een nieuw. De conclusie van dit onderzoek was dat de meeste gemeenten deze voorstellen op basis van een vast sjabloon opnemen in hun documentmanagementsysteem (DMS). Op dat moment beschikte de gemeente Oud-Beijerland nog niet over een DMS, alleen over een postregistratie- en archiefsysteem.

In 2009 is daarom een aanbesteding geweest voor het DMS. Ook zijn in dat jaar de voorbereidingen gestart voor het volledig digitaal en zaakgericht werken. In het managementteam is vervolgens besproken hoe het nieuwe systeem voor de VTB’s eruit moet komen te zien. Als eerste stap is toen een procesbeschrijving gemaakt van de huidige werkwijze. Eind 2010 is het proces van raadsvoorstel en collegevoorstel beschreven en direct verbeterd. Er is hierbij gekeken waar het efficiënter kan.

Digitale besluitvorming
‘In 2011 zijn we gestart met het bouwen van een workflow binnen het DMS’, beschrijft Marijk van der Hoek. ‘Al snel bleek dat we het proces van het maken van een collegevoorstel in tweeën moesten knippen, eerst de adviesfase en daarna de fase waarin akkoord gegeven moet worden. In onze organisatie kan in de adviesfase namelijk iedereen voor advies gevraagd worden. Dit is lastig te automatiseren. Dit noemen wij de “pingpong-fase”: de opsteller vraagt bijvoorbeeld advies aan Juridische Zaken, deze geeft het advies en stuurt het document weer terug naar de opsteller. Nu kan deze de adviezen overnemen en opnieuw advies gaan vragen aan een volgende persoon. Net zolang totdat de opsteller alle adviezen heeft ingewonnen, dan sluit de pingpong-fase en komt het VTB in de workflow terecht. De organisatie heeft de kreet pingpongen omarmd. Wat heel leuk is om te horen in de wandelgangen. “Gaan wij nog pingpongen vandaag?”’

Er wordt volledig digitaal gewerkt en men geeft digitaal akkoord. Collegeleden krijgen de voorstellen digitaal aangeboden en kunnen eenvoudig aangeven of zij akkoord zijn of dat zij het willen bespreken. In het laatste geval komt het voorstel op de B&W-agenda. De besluiten komen op een besluitenlijst, deze wordt afgedrukt en ondertekend door de burgemeester en gemeentesecretaris. De workflow wordt bepaald op basis van het product waar het VTB betrekking op heeft. Deze producten staan ook vermeld op de begroting, die één keer per jaar wordt vastgesteld. Nadat het voorstel door alle verantwoordelijken is goedgekeurd, wordt het proces afgerond en gedocumenteerd.

Snellere besluitvorming
De snelheid van het afhandelen van een verzoek is een belangrijk aandachtspunt bij het verbeteren van het besluitvormingsproces. In een college met vier wethouders en één burgemeester staat het hebben van drie keer een akkoord gelijk aan een besluit. Belangrijk is natuurlijk dat de collegeleden hier goede afspraken over maken. Twee keer per week controleert de directiesecretaris of er inderdaad door drie bestuurders of meer een besluit is genomen. De opsteller van het VTB krijgt dan een seintje van het Team DIV waarna deze kan starten met de vervolgacties. Mensen vinden het bovendien leuk om snel te reageren op een voorstel, omdat tot op de minuut nauwkeurig te zien is hoe lang een voorstel bij iemand open heeft gestaan. Daarnaast zorgt de nieuwe werkwijze ervoor dat voorstellen nooit meer kwijtraken.

Nieuwe manier van werken stimuleren
Om de ambtenaren zo goed mogelijk voor te bereiden op de nieuwe werkwijze, heeft de gemeente Oud-Beijerland een cursus georganiseerd. Tijdens de cursus hebben de medewerkers onder begeleiding van het team DIV en het team Informatisering geleerd om met de geautomatiseerde workflow te werken. Een groot voordeel is dat de werkafspraken die er al waren, nog een keer benadrukt worden.

Binnenkort zal de projectgroep samen met het managementteam het nieuwe systeem evalueren. ‘Het besluitvormingsproces verloopt veel efficiënter dankzij de nieuwe werkwijze’, vervolgt Marijk van der Hoek. ‘Ongetwijfeld moeten we onze workflow nog wat aanpassen, maar we hebben al een behoorlijke stap gezet.’

Jacqueline Kruithof, Beleidsadviseur I&A gemeente Oud-Beijerland

Meer weten?
www.oud-beijerland.nl