Met de komst van het nieuwe zaaksysteem zal het oude vertrouwde DMS uitsterven

Met het ter discussie stellen van het oude DMS begint bij veel organisaties helaas ook het ellenlange traject van onderzoeken, werkgroepen, stuurgroepen en second opinions. Werkelijk alles wordt uit de kast getrokken om de keuze te beïnvloeden. Architectuurprincipes, investeringen, emotie, macht: het speelt allemaal mee. Rationeel een beslissing nemen is niet gemakkelijk en vaak ook niet de sterkste kant van een overheidsorganisatie. Verandering is eng. Echter, als afscheid nemen nu al onmogelijk lijkt, dan zal het wellicht in de toekomst onmogelijk zijn.

Mocht de conclusie zijn dat het toch echt tijd wordt voor een nieuw systeem, dan staat de organisatie voor een nieuwe grote uitdaging die prachtige kansen biedt.
Met de invoering van een zaaksysteem ontstaat de mogelijkheid om informatiemanagement opnieuw op de kaart te zetten binnen de organisatie. De, vaak vergeten, archiefafdeling kan haar kennis opnieuw etaleren en de stap maken van uitvoerend naar ondersteunend. Een zaaksysteem is veel meer gericht op de behoefte van een behandelaar. Neem je de behandelaar ook nog eens mee in het selectietraject, dan is vaak een groot deel van de weerstand al overwonnen.

Bij de invoering van het nieuwe zaaksysteem staat de organisatie een strijd te wachten op twee fronten. Eén front is vooruit gericht, op de nabije toekomst: invoering van het zaaksysteem. Het andere front kijkt naar het heden en richt zich op het huidige ‘iets doen met het bestaande DMS’. Als er gekozen is om afscheid te nemen van het bestaande DMS, dan staat de organisatie een boeiende strijd te wachten. Maar, laat deze strijd vooralsnog met rust, die komt later wel. Ga geen strijd aan op de twee fronten, want dat kost extra energie, tijd en geld; bovendien neemt het risico toe dat het traject mislukt. Zorg dat het oude DMS technisch blijft draaien, maar betrek het niet meer bij nieuwe ontwikkelingen.
In de nabije toekomst is alle energie nodig om het zaaksysteem in te voeren. En juist het tempo en de kwaliteit van invoering van het zaaksysteem zijn bepalend voor de positie van het DMS. Focus volledig op de omwenteling en parkeer alle discussies die betrekking hebben op het ‘oude’ DMS. Gaat invoering traag of problematisch, pas dan op als allerlei sentimenten gaan meespelen en er bijvoorbeeld toch weer ontwikkelingen plaatsvinden in het ‘oude’ DMS. Want dat draait toch nog? Niet doen!

Voer het zaaksysteem dus in hoog tempo in en zet alle documenten die nieuw binnenkomen erin. Het oude DMS zal dan uitsterven: medewerkers kunnen ‘oude’ documenten vooralsnog opzoeken in het oude DMS en deze bijvoorbeeld zelf in het nieuwe zaaksysteem plaatsen.

Het klinkt allemaal eenvoudig en positief, maar het zal vast niet allemaal zonder slag of stoot gaan: doe liever één ding goed dan twee dingen half. Zie niet op tegen de ongemakken van het tijdelijke gebruik van verschillende systemen. Medewerkers zullen de voordelen van het zaaksysteem vanzelf ervaren en het ongemak over het ‘oude’ DMS zal toenemen. En als dat laatste het geval is dan wordt het tijd om de strijd op het andere front aan te gaan. Door de ondertussen opgedane ervaringen zijn alle ins en outs van het zaaksysteem bekend en zullen keuzen over of, hoe en wat te migreren eenvoudiger zijn. Het ‘oude’ DMS is geen microfiches-apparaat dat in de kelder staat ‘voor het geval dat’. Het oude DMS heeft zijn dienst bewezen. Het is tijd om afscheid te nemen.

Sven Blom, Managing consultant bij KBenP
Mark Hoogland, Adviseur procesoptimalisatie bij Eiffel

Meer weten?
Lees hier de LinkedIn-discussie: lnkd.in/N6FuAt