Oisterwijk Op Koers

In essentie kwam het project Op Koers erop neer dat Oisterwijk op een inspirerende manier op zoek moest gaan naar de kern van haar functioneren. Het uitgangspunt was dat het traject op interactieve wijze met de hele organisatie doorlopen moest worden, waarbij gebruik werd gemaakt van de INK-positiebepalingsmethode. De gemeente heeft de standaardstappen van deze methode doorlopen, maar elk van de stappen een eigen, op de Oisterwijkse situatie toegespitste manier, vormgegeven. Het INK-model wordt niet gezien als een dogma of keurslijf, maar is een manier van kijken naar de werkelijkheid: een referentiekader om de dialoog aan te gaan met elkaar en met de omgeving. De organisatie is op een enthousiasmerende manier op zoek gegaan naar de kern van haar functioneren, weg van de gebaande paden en instrumentele aanpakken.

Een reis per schip
Het was – letterlijk – een project van en voor de hele organisatie. Het project is volledig begeleid door eigen medewerkers die gebruik hebben gemaakt van een grote variatie in werkvormen. Zij, en ook vele anderen uit de directe omgeving, hebben met grote betrokkenheid bijdragen geleverd. Gedurende het hele project is de metafoor van het schip gehanteerd: de organisatie als boot op zee, met een ‘stip aan de horizon’ als uiteindelijk doel van de reis. Deze stip geeft richting, maar de scope van het project is vijf jaar: hoe ziet de zee die voor je ligt de komende vijf jaar eruit? Welke eisen stelt die aan het schip, aan de bemanning, aan de kapitein? Aan het eind van de ‘zeereis’ heeft de organisatie haar bevindingen in een soort scheepsjournaal vastgelegd waarin de aanpak, de resultaten en de actiepunten zijn opgenomen. Maar hoe is het dan aangepakt, en werkte het?

De stappen in het traject
Om een indruk te geven hoe het traject doorlopen is, volgen hier beknopt de genomen stappen:

1. Hoe vindt de gemeente dat ze het doet?
   Oisterwijk heeft alle medewerkers met elkaar de discussie aan laten gaan over het beantwoorden van een aantal basale vragen. Het ging niet om objectieve waarnemingen van hun functioneren, het doel was meer om de beleving van de medewerkers te achterhalen: hoe zie je jezelf? In welke staat verkeert volgens jou het schip?
   Het beeld dat hierbij naar voren kwam is dat van een ambitieuze organisatie die investeert in haar medewerkers, met een goed scorende dienstverlening. Qua ontwikkelpunten kwamen zaken naar voren als behoefte aan een meer integrale aanpak (afdeling-overstijgend) en een heldere visie ten aanzien van de toekomst. Volgens de bemanning verkeert het schip in goede staat, maar de samenwerking tussen de verschillende bemanningsgroepen kan nog wel verbeterd worden.
   
   
2. Hoe kijkt de omgeving tegen de gemeente aan?
   De gemeente heeft een selectie gemaakt van organisaties in haar omgeving en is met vertegenwoordigers van die organisaties in gesprek gegaan. Hierbij is ook de gemeenteraad betrokken als belangrijke omgevingsfactor. Twaalf duo’s, bestaande uit een manager en een medewerker, zijn naar in totaal 22 organisaties getrokken en hebben het met hen gehad over vragen als: Hoe doet de gemeente het? Doet ze de goede dingen? Waar moet de gemeente zich op voorbereiden? De opbrengst van deze stap was tweeledig: inhoudelijk is er goede feedback gekomen over hoe de organisatie het doet en welke verwachtingen er leven, maar ook door gewoon met de partijen het gesprek aan te gaan leverde waardevolle inzichten op. Het beeld van de bemanning werd bevestigd: de gemeente Oisterwijk wordt gezien als een professionele organisatie waarbij de integraliteit van de dienstverlening nog wel verbeterd kan worden. Daarnaast ontstond er een beeld van de uitdagingen die volgens de omgeving de komende jaren op het gemeentelijke pad liggen. Uitdagingen die vragen om samenwerking, nieuwe en innovatieve werkwijzen en kennisdeling (zie figuur 1).
   
   
   
   
3. Klopt het hoe de organisatie de werkelijkheid ziet?
   Om de conditie van de organisatie zo objectief mogelijk vast te kunnen stellen en om te kijken in welke staat het schip werkelijk verkeert, is gebruikgemaakt van de positiebepalingslijst van het INK, aangepast aan de Oisterwijkse situatie en aangevuld met lokale voorbeelden. Het resultaat van het onderzoek was geheel in lijn met de vorige stappen, waarbij het beeld duidelijker werd ten aanzien van de integraliteit: op het gebied van activiteit zijn de scores hoog, maar als het gaat om de gebieden van proces en keten, worden de scores lager of onduidelijker. Dit zijn de gebieden waarop de gemeente moet doorontwikkelen, wil ze haar dienstverlening op niveau houden.
   
   
4. Wat is de ambitie van de gemeente?
   Alle informatie die het traject heeft opgeleverd, aangevuld met klant- en medewerkertevredenheidsonderzoeken, coalitieakkoord, lopende projecten (waaronder de invoering van het Antwoord©-concept) zijn samengebracht en op basis van het totaalbeeld dat hieruit is ontstaan, is een visie gedestilleerd, bestaande uit twee aspecten: dienstverlening en ontwikkeling, met totaal tien kernwoorden (zie figuren 2 en 3). Deze twee aspecten dienen met elkaar in balans te zijn om de dienstverlening ook in de toekomst kwalitatief goed te houden.
   
   
5. Hoe gaat Oisterwijk dat doen?
   Vanuit haar visie heeft de gemeente concreet gemaakt wat er de komende jaren gedaan moet worden om de ‘fit’ met haar omgeving te blijven houden en waar mogelijk te verbeteren. Het beeld uit de voorgaande stappen is duidelijk: de organisatie moet meer inzetten op integraliteit: over de afdelingsgrenzen heen kijken, het delen van informatie en kennis stimuleren, en procesgericht werken verder uitrollen.

Dit zijn de vijf opgaven voor de toekomst, te beginnen met het vormen van een solide basis.

Het project is omgezet in een organisatieontwikkeling waar de leiding mee uit de voeten kan. De eerste vruchten worden inmiddels geplukt. Zo heeft onlangs de eerste kennismiddag plaatsgevonden en kijken steeds meer medewerkers middels ‘snuffelstages’ en ‘meeloopdagen’ over hun afdelingsgrenzen heen.

Een belangrijke conclusie is dat het proces dat in dit traject is vastgelegd – werken met basale vragen en ‘gewoon’ het gesprek aangaan met medewerkers en je omgeving – goed werkt. De positiebepalingmethode van INK is hierbij een nuttige kapstok gebleken, met name om een beeld van de organisatie te creëren, nu en naar de toekomst. Het is wel essentieel dat de methode wordt toegepast op een manier die bij de organisatie past.

Al met al kan Oisterwijk terugkijken op een zeereis waarin de hele organisatie met veel betrokkenheid en een constructieve houding een duidelijk beeld heeft gekregen dat ze op koers ligt en wat ze verder moet ontwikkelen om de dienstverlening ook in de nabije toekomst op een hoog peil te houden.

John Kuijs, beleidsmedewerker informatie en kwaliteit Gemeente Oisterwijk

Meer weten?
www.oisterwijk.nl