Business Intelligence slim aanpakken

Nu investeren in prestatiemeting? Op het moment dat onderzoeker Gartner bekend maakt dat slechts 30% van de BI projecten slaagt! Bezuinigen en gelijktijdig risicovol investeren gaan doorgaans niet hand in hand.

Dat betekent dat de nood hoog is. Blijkbaar hebben veel organisaties te weinig zicht op de prestaties die worden geleverd. Welke kosten hebben het hoogste rendement en welke kosten dragen nauwelijks bij aan de doelstellingen? In tijden van crisis en bezuinigen een belangrijk vraagstuk.

Dus starten we een BI project en gaan op zoek naar de Balanced Scorecard KPI’s. Vijf tot tien indicatoren per besturingsniveau, die in één oogopslag duidelijk maken hoe de organisatie presteert. Samen met het management tuigt een ingehuurde specialist de KPI-boom op. Daarna kunnen de BI programmeurs aan de slag. Een prima aanpak die wel vereist dat het management op elk niveau een goed beeld heeft bij de getallen die er echt toe doen. Daar ontbreekt het echter meestal aan omdat men heeft geleerd te sturen op retrospectieve informatie uit de financiële administratie.

Na de projectoplevering gaat men de BI dashboards gebruiken. Dan blijkt al snel dat, onder druk van het 'top down' project, onvoldoende doordachte keuzes zijn gemaakt op operationeel niveau. Dat werkt door in de KPI’s op tactisch en strategisch niveau. Binnen een jaar na oplevering van het kostbare BI project behoort het bij de 70% die volgens Gartner mislukken.

Het kan ook anders. Begin aan de basis in plaats van de top. Niet bedrijfsbreed starten maar met beperkte operationele monitoring. Bij de ene afdeling lukt dat direct, terwijl een andere wat meer tijd nodig heeft. Zodra dit operationele niveau een half jaar succesvol is, kan de tactische laag op dezelfde wijze worden aangepakt. Weer een half jaar later kan de ultieme bedrijfsbrede doelstelling worden gerealiseerd met 5 tot 10 KPI’s op strategisch niveau. Met deze aanpak is de kans veel groter dat uw BI project bij de succesvolle 30% gaat horen.

Harrie Gooskens
Managing Partner
ITEM-C advies en interim management