Wanneer mag de gemeentebode met pensioen?

Je zou verwachten dat dit slecht nieuws is voor de gemeentebode maar niets blijkt minder waar. De moderne gemeentebode distribueert vandaag de dag immers vooral afgedrukte bits en bytes die elektronisch binnenkomen bij de gemeente. Als dat niet verandert, wordt Annemarie in 2015 uitverkoren tot beschermvrouwe van 'het gilde der gemeenteboden'.

Sinds december 2008 hebben nagenoeg alle gemeenten werk gemaakt van de 'e-overheid'. Websites werden vernieuwd en voorzien van mogelijkheden om via internet 'zaken te doen' met de gemeente. De meeste gemeenten mogen anno 2011 dan ook trots zijn op hun 'NUP frontoffice'. Als burger vind ik die, deels door de gemeente al elektronisch ingevulde, e-formulieren verdraaid handig.

Ik dacht dat mijn ingevulde e-formulier de volgende dag automatisch zou verschijnen in het scherm van de dienstdoende ambtenaar bij burgerzaken, belastingen of de BAG. Dat bleek een misvatting. Het formulier verscheen die dag op het scherm van een KCC frontoffice medewerker, die vervolgens op de 'print-button' klikte. Daardoor arriveerde mijn ingevulde e-formulier een dag later via de gemeentebode bij de postkamer. De daaropvolgende dag kwam mijn e-formulier, samen met de e-formulieren en e-mailtjes van andere burgers,weer terecht in zijn postkar. De inhoud moest hij afleveren bij de backoffice ambtenaren van burgerzaken, belastingen of de BAG. In de daaropvolgende dagen moest mijn informatieve tikwerk door hen nog eens dunnetjes worden overgedaan alvorens mijn zaak in behandeling kon worden genomen.

Dit is geen parodie. Het is de harde werkelijkheid bij tal van gemeenten die hun midoffice, als elektronische variant van de gemeentebode, niet voor elkaar krijgen. Als dat niet verandert, wordt het vak gemeentebode een beroep met toekomstperspectief; een soort eeuwig rondwandelende 'gegevensmakelaar'. Want Annemarie heeft in 2008 geen NUP afspraken gemaakt over de midoffice bestaande uit zaakgericht werken via 'elektronische gemeentebodes' tussen front- en backoffice en de landelijke voorzieningen.

Intern efficiënt elektronisch samenwerken is dus niet verplicht. Dat is jammer want met zo’n NUP midoffice kan aanzienlijk worden bespaard op de postkamer, het interne bodenetwerk en het overtikken. Ook de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening zijn gebaat bij zo’n NUP midoffice. Ik had daarom verwacht dat gemeenten, in navolging van hun NUP frontoffice succes, ook serieus werk zouden maken van de NUP midoffice. Het lijkt er echter op dat gemeentebestuurders vooralsnog denken dat het NUP binnengemeentelijk staat voor Nauwelijks Uitvoerbare Procesverbetering.

Gelukkig heeft de VNG (i.c. KING) onder de noemer i-NUP in 2011 aanvullende afspraken kunnen maken die het NUP beter uitvoerbaar maken voor gemeenten. Weliswaar nog steeds geen verplichting tot vervanging van de gemeentebode door een elektronische midoffice uitvoering van dit nobele beroep. Maar wel een duidelijke vingerwijzing in die richting. Laten we daar samen de schouders onder zetten, zodat de gemeentebode niet onnodig hoeft door te werken tot zijn tachtigste verjaardag.

Harrie Gooskens
managing partner
ITEM-C advies en interim management