Zaakgericht Werken als organisatieontwikkeling

Het invoeren van organisatiebreed, procesmatig samenwerken met de 'Zaak' als middelpunt, oftewel het Zaakgericht Werken, staat in warme belangstelling van de Nederlandse gemeenten. Vanwege de centrale rol die het Zaaksysteem speelt in de beeldvorming is het concept inmiddels onlosmakelijk verbonden met ICT. Dat de grote denkers op dit gebied allemaal een ICT achtergrond hebben, heeft natuurlijk ook aan deze typering bijgedragen. Het is dan ook niet meer dan logisch dat de invoering van Zaakgericht Werken vaak een ICT project wordt. Logisch, maar niet terecht. Zaakgericht Werken is namelijk niets minder dan organisatieontwikkeling en zou ook als zodanig moeten worden benaderd. COPI Hoe pak je organisatieontwikkeling aan? Een stukje theorie: duurzame verandering kan een organisatie alleen bereiken als er gelijktijdig aandacht wordt besteed aan de aspecten cultuur, organisatie, processen en ICT. Hiervoor wordt het acroniem COPI gebruikt, een samentrekking van de eerste letters van deze vier veranderaspecten. Een solide verandertraject besteedt aandacht aan al deze onderdelen en een projectfase wordt pas afgerond als de mijlpalen op al deze gebieden zijn bereikt. De meeste Zaakgericht Werken trajecten raken zeker het ICT component en meestal ook nog wel de processen, maar dan houdt het even vaak ook op en dat is zonde. Organisatie en Cultuur Zaakgericht Werken raakt namelijk ook de organisatie en de cultuur van een gemeente. Niet alleen vanwege het feit dat vakafdelingen samen gaan werken, maar bijvoorbeeld ook vanwege de toegenomen rol van de KCC medewerker. Deze kan- en zal- in een gemeente waar Zaakgericht wordt gewerkt veel directer betrokken zijn bij de start-, voortgang en afronding van de Zaak, vanwege de verantwoordelijkheid voor het klantcontact. Dat is wennen en zal zeker in het begin niet altijd getolereerd worden. Een ander berucht voorbeeld waar organisatie en cultuur een allesbepalende invloed hebben is de vraag of de afdeling DIV de toewijzing van een Zaak aan de behandelaar moet doen. Ik heb meerdere malen meegemaakt dat dit soort voorbeelden de hele voortgang knarsend tot stilstand bracht. Vandaar mijn pleidooi om er vanaf het begin rekening mee te houden. Fundamentele verandering Door de invoering van Zaakgericht Werken als organisatieontwikkeling te benaderen en alle relevante aspecten van de verandering mee te nemen in het traject, neemt de kans op succes drastisch toe. Zeker als het traject wordt gezien voor wat het is: een verandering waar de organisatie op fundamentele wijze mee te maken krijgt. Ik zeg het al jaren: de eerste gemeente die Zaakgericht Werken op deze manier invoert, krijgt van mij een prachtige fles Champagne opgestuurd. Helaas doet elke aanbesteding die ik langs zie komen mij vrezen dat deze nog even in mijn koelkast blijft liggen…

Robert Mekking is Partner bij MVR & partners. Reageren? www.twitter.com/mvrenpartners.