Ambtenaar 2.0 en GEMMA lopen elkaar net mis

Rond dezelfde periode is door Davied van Berlo het boek ‘Ambtenaar 2.0’ geïntroduceerd. Het boek maakt duidelijk wat de gevolgen zijn van Web 2.0 voor de overheid: voor de relatie tussen overheid en burgers, voor de interne organisatie van de overheid en voor de manier van werken van de ambtenaar. Helaas blijkt dat in de nieuwe uitgave van de GEMMA procesarchitectuur onvoldoende rekening is gehouden met deze ontwikkeling.

Volgens de eerste versie van de GEMMA procesarchitectuur was ‘zaak- en procesgericht werken’ een belangrijk thema. Het inrichten van processen vanuit de behoefte van inwoners en de introductie van een generiek proces om zo dienstverlening te verbeteren en kosten te besparen. Halverwege 2010 verschijnt de startnotitie ‘Zaak- en Procesgericht werken met GEMMA’. De startnotitie probeert duidelijkheid te scheppen in het fenomeen zaakgericht werken door te stellen dat het gaat om ‘Bezuiniging door meer aandacht op de kernprocessen en het verder automatiseren van de processen’.

KING introduceert tegelijk een nieuwe doelstelling van zaakgericht werken, te weten: ‘managementinformatie te verkrijgen over behaalde effecten in de stad’. Ondertussen zijn we toe aan versie 2 van de GEMMA procesarchitectuur. Binnen versie 2 is de scope opgerekt en gaat het niet meer over dienstverlening, maar over alle gemeentelijke processen. Ook in de nieuwe uitwerking speelt zaak- en procesgericht werken een belangrijke rol. Binnen de GEMMA architectuur kiest KING voor een gedetailleerde beschrijving van de processen. Hieronder een overzicht van de gelaagdheid zoals opgenomen in van de GEMMA procesarchitectuur.

Met versie 2 van de GEMMA procesarchitectuur is een basis neergezet die steeds verder wordt uitgebreid en verfijnd. KING werkt aan een volledige informatiekundige beschrijving van de processen, services en bijbehorende informatieset van de gemeente. Het komt allemaal nogal ‘schematisch’ over. Je kan organisaties natuurlijk aanschouwen als een stelsel van processen, regels en afspraken, maar dan zie je iets heel wezenlijks over het hoofd. Dat zijn de mensen die er werken. Zoals is opgemerkt door Albert Boonstra (hoogleraar te Groningen), ligt de focus bij grote ICT-projecten (en zo mag je de volledige informatisering van een gemeente gerust noemen) veel te veel op de techniek. Hij waarschuwt voor teveel enthousiasme bij de bedenkers, waardoor het niet meer te stoppen is. De systemen worden steeds groter en groter.

Als je naar de GEMMA procesarchitectuur kijkt, neem je een vergelijkbare trend waar. Nu wil ik niet zeggen dat het zinloos is om een studie te doen naar de processen van de overheid. Het kan zeer inspirerend zijn om met een groep specialisten op deze wijze van gedachten te wisselen. Het nadeel ervan is dat je het niet zomaar kunt implementeren en dat gevoel krijg je wellicht bij de uitwerking. In theorie past het perfect. Ook valt op dat er in de nieuwe opzet geen gebruik is gemaakt van belangrijke inzichten van zaakgericht werken, het nieuwe werken en ambtenaar 2.0. Daarbij doel ik op het empowerment van de medewerkers.

Mijn hoop is gevestigd op gemeenten die dit aspect bij de implementatie van zaakgericht werken in hun organisatie alsnog aan bod kunnen laten komen. Niet helemaal dichtregelen met gedetailleerde werkinstructies of alleen een knoppencursus voor de medewerker, maar ruimte om te ondernemen. Gewoon wat minder ‘regeldruk’ voor de ambtenaar. Medewerkers hebben steeds meer kennis en verwachten ook meer invloed op de manier waarop ze hun werk organiseren.